Você recebeu algo em sua caixa de entrada, que pode ser o seu e-mail, sua caixa de entrada física ou mesmo um bloco onde você anota ideias.
É passível de ação? Ou seja: é uma tarefa?
Se não, você tem três alternativas:
1) jogar fora (lixo);
2) incubar (algum dia/talvez);
3) programar para rever mais tarde (arquivo de referência rápida).
Se sim, você deve avaliar: dá para fazer em menos de 2 minutos?
1) sim – então faça imediatamente;
2) não – então você deverá:
A) ADICIONAR À SUA LISTA DEPRÓXIMAS AÇÕES;
B) ADICIONAR À SUA LISTA DEPROJETOS;
C) DELEGAR PARA ALGUÉM (ITENS À ESPERA);
D) MARCAR COMO COMPROMISSO EM SEU CALENDÁRIO.
Você tem aí então o que você vai precisar para se organizar:
– uma lixeira;
– um fichário para guardar itens que você possa querer fazer algum dia, como viajar para a Europa, por exemplo, ou pintar a fachada da sua casa. são projetos que você deseja executar, mas não estão em andamento;
– um arquivo de referência rápida, que consiste em um arquivo para 43 pastas suspensas (12 meses do ano + 31 dias);
– listas de próximas ações em seu palm, computador, celular, fichas de papel – o que for melhor para você;
– listas de projetos em andamento, que podem ser organizados em pastas para juntar o material relacionado;
– uma lista “à espera”, para saber quem está fazendo o que você delegou;
– uma agenda de compromissos.
Etapas do GTD:
– coletar (anotar tudo para ver o que servirá de ação ou referência);
– processar (“é passível de ação? sim ou não”);
– organizar (arquivar, delegar, mandar para as listas etc);
– revisar (revisão semanal das listas para não deixar passar nada em branco);
– fazer (executar seus projetos com eficiência).
Isso foi um resumo básico. Nos próximos dias, falarei um pouco sobre cada um dos itens acima, para destrinchar o método, que ao meu ver é o melhor que existe para organizar tudo.
ztd
Dessa forma, o ZTD defende a criação dos seguintes hábitos:
1 – Coletar informações (não deixar nada na cabeça);
2 – Processar informações;
3 – Planejar;
4 – Executar;
5 – Utilizar um sistema confiável para controlar suas tarefas;
6 – Organizar;
7 – Revisar;
8 – Simplificar;
9 – Definir Rotinas;
10 – Encontrar sua Paixão.

A princípio, isso pode parecer muito, mas todos os hábitos estão interligados, facilitando muito o processo. Ainda assim, para aqueles que querem um sistema mais simples, o autor também oferece uma versão simplificada, onde constam apenas 4 hábitos.
Para facilitar o entendimento, eu explicarei nesse artigo a versão simplificada do método, e discutirei todos os 10 hábitos da técnica nos artigos subsequentes.

O método ZTD simplificado

Como dito acima, Babauta oferece em seu livro a versão mais simples possível de seu sistema de produtividade, sendo que na minha opinião esse é um dos melhores sistemas de produtividade para iniciantes.
O sistema é composto por apenas 4 hábitos, facilitando muito todo o processo.

1. Capture

Carregue com você um caderninho, ou fichas de papel 3×5, onde possa anotar todas as suas ideias, projetos e informações que passarem pela sua cabeça. Tire da cabeça e passe tudo para o papel, de forma que não se esqueça de nada.

2. Processe

Decida rapidamente sobre o que deve ser feito com a informação coletada. Você precisa agendar? Arquivar? Responder? Independentemente do que seja, tome decisões rápidas sobre qual o próximo passo e não deixe que as pendências se acumulem.

3. Planeje

Diariamente, escolha 3 TMI (Tarefas Mais Importantes) que devem ser feitas até o final do dia. Procure fazer suas TMIs já pela manhã para se livrar o quanto antes.

4. Faça

Concentre-se em apenas uma tarefa e faça-a sem interrupções. Não tente multitarefar.

Através desse sistema minimalista, você já conseguirá livrar um bom espaço mental para entender quais as tarefas mais importantes para você, e começará a priorizar muito mais as suas tarefas, já que precisará planejar diariamente suas 3 TMIs. Esses dois benefícios (mais espaço para pensar e priorizar adequada de tarefas) são essenciais para um dia mais produtivo.


flylady

Rotinas

Crie duas rotinas: uma para quando acordar e outra para antes de dormir. o objetivo dessas rotinas é otimizar o seu dia-a-dia, te colocando no piloto automático para certas coisas e garantindo que você não se esqueça de nada importante. Veja aqui um exemplo de rotina matinal e um derotina noturna.

Declutter

Declutter significa “destralhar”. A ideia geral é que não é possível organizar o que é tralha. Então, antes de tentar se organizar, você precisa se desfazer do que não serve para mais nada. Comece fazendo 15 minutos por dia: marque 15 minutos em seu timer (daqueles de cozinha, ou o alarme do celular), pegue uma sacola de lixo e vá andando pela casa, jogando fora tudo o que encontrar e que é lixo, como embalagens vazias. 15 minutos por dia parecem pouco, mas já dão uma enorme aliviada. Este é o primeiro hábito que você pode introduzir em sua vida. Quando o alarme tocar, pare e vá fazer outra coisa. Você vai se surpreender com o que consegue fazer em 15 minutos!
Depois de seguir os passos acima, veja o que você pode fazer:
  • Divida sua casa por zonas determinadas por ela, que são: zona 1 (varanda, entrada e sala de jantar), zona 2 (cozinha, área de serviço e quintal), zona 3 (banheiro e segundo quarto), zona 4 (quarto principal) e zona 5 (sala de estar). A ideia é trabalhar cada semana do mês em uma zona, de modo que você não precise limpar tudo de uma vez e a casa se mantenha limpa ao longo do tempo.
  • Comece a fazer a missão do dia, enviada por e-mail pela lista ou vendo pelo site da FLY Lady. Eu também costumo postar no grupo do blog no Facebook, então você pode acompanhar por lá. Cada missão do dia é uma tarefa rápida (geralmente, pode ser feita em 15 minutos) que mantém a sua casa limpa sem muito esforço, fazendo um pouco por dia.
  • Faça a limpeza detalhada de cada cômodo, se ele já estiver livre da tralha. As listas de limpeza detalhadas podem ser encontradas aqui no blog ou acessadas no site da FLY Lady. Mas lembre-se: só devem ser seguidas quando o cômodo estiver “destralhado”. Se já é o seu caso, organize-se de acordo com a zona da semana.
  • Monte seu control journal, que basicamente é um fichário onde você coloca todas as informações da casa, incluindo as rotinas, menus da semana etc. Não tenha pressa quanto a isso, pois ele é montado aos poucos mesmo. Inicialmente, arranje um fichário e insira o que você já tem (listas detalhadas de limpeza, menus e rotinas).
  • Instaure a técnica dos 15 minutos não só para o declutter, mas para outras tarefas. A sala está um caos e você não tem pique para arrumar? Coloque o timer em 15 minutos e faça o melhor que puder nesse tempo.
O sistema FLY Lady é para todos os dias, todas as casas, todas as famílias. Você não precisa seguí-lo ao pé da letra (eu mesma não o sigo), mas só o fato de fazer um pouco por dia já muda a cara da sua casa com toda a certeza. E, se você não sabia por onde começar, agora já sabe. =)
pomodoro
A técnica Pomodoro é famosa, mas extremamente simples. Basta dividir seu tempo em períodos de 25 minutos (chamados de “pomodoros”), trabalhar em suas tarefas nesses períodos e, a cada quatro ciclos, fazer uma pausa de 15 minutos para descansar. A ideia é que você trabalhe ininterruptamente durante cada ciclo de 25 minutos.
Essa técnica foi inventada por um italiano no final dos anos 1980 e seu principal objetivo é evitar distraçõesenquanto se trabalha em alguma tarefa. O nome pomodoro vem de “tomate” em italiano. Os timers de cozinha tradicionais têm o formato de um tomate, e esses timers são utilizados para marcar os períodos de 25 minutos.

Como utilizar

Você deve ter uma lista de tarefas que precisa executar. Então, ajuste o timer no celular, no computador ou mesmo aqueles timers de cozinha para tocar o alarme em 25 minutos e trabalhe nas suas tarefas. Quando o timer tocar, faça uma pausa curta (5 minutos) e parta para outra tarefa. A cada quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa.
Se tiver uma ideia ou se lembrar de outra coisa que precisa fazer, não interrompa o que está fazendo – escreva uma nota para ler posteriormente e continue trabalhando. Caso você termine a tarefa antes do timer tocar, aproveite para fazer tarefinhas mais rápidas, como responder um e-mail.
No início do dia, você deve fazer uma lista de tarefas a serem realizadas para saber quais são as tarefas mais fáceis e as mais difíceis. Isso te orientará para onde deve focar.

É importante fazer um registro das suas atividades para ver quanto tempo demorou em cada uma delas e de quantos pomodoros foram feitos o seu dia.

marikondo

ORGANIZAÇÃO DOMÉSTICA: 15 DICAS DA GURU MARIE KONDO

1. Faça tudo de uma vez


Ignore aquela história de que precisa separar um cômodo por dia ou que pode ir aos pouquinhos. Você precisa colocar diante dos seus olhos tudo o que tem, então organizar em sua mente o que precisa ser feito. Escolha começar o quanto antes possível.

2. Descarte, descarte, descarte!!

Não comece a organizar antes de ter feito o processo de descartar. Não adianta guardar as coisas imaginado: “um dia posso precisar”. O maior exemplo disso são os manuais de instrução, depois da internet ninguém mais usa aquilo. Recicle!

3. Comece pelo fácil

Na hora de descartar, comece pelas coisas que você tem menor apreço e deixe as coisas de valores sentimentais pro final: cabos, papeis, livros, equipamentos de cozinha e por último aquela coleção de caixas de iPhone antigas, que você guarda como recordação.

4. Aprenda a dizer adeus

Leandro e Leonardo não aprenderam, mas a rainha Elza avisou: Sabe aquele vaso que sua tia avó te deu quando você se mudou para casa nova?“Let it go”!
Não precisa se sentir culpado, agradeça as alegrias que lhe trouxe e o tempo que passou com você. Carta de amor antiga? Diga adeus com muito amor e carinho.

5. Só guarde o que ama

Se você quer organizar a vida, deve pensar sobre tudo aquilo que está jogando fora. Não livre-se aleatoriamente, segure cada objeto em sua mãos e pense sobre o significado dele para você. “Só guarde aquilo que lhe trás alegria”, afirma a guru. Esse ensinamento dá pra levar pra vida.

6. Pega mas não se apega

Para a guru isso tudo é muito importante, então vamos reforçar mais uma vez. Ela sugere que haja um dialogo com suas coisas, é necessário entender o porquê daquilo não servir mais. Nossos pertences trabalham muito pela gente, chega uma hora que eles precisam de descanso, o fato de termos posse não que define sua usabilidade.

7. Separe a papelada

Segundo a especialista, você deve separar os papéis em dois grupos:
  • Para guardar
  • Precisa lidar
Isso significa que todos os que não se encaixarem em nenhuma das duas opções, devem ir pro lixo (para reciclar). Lembre-se de tudo o que você pode conseguir online e livre-se daquela papelada que serve apenas para cultivar ácaros. Kondo acredita que, hoje em dia, as únicas coisas que você precisa guardar são contratos e documentos oficiais.

8. Arrume por categorias

É muito comum as pessoas arrumarem o quarto, depois a sala e por aí vai. Mas dessa forma você não tem total noção de itens repetitivos. Ao invés de organizar por cômodo, organize por categorias.
Se você for arrumar suas roupas, recolha cada peça de roupa que está espalhada pela casa e só depois comece arrumar. Kondo afirma que se você esquecer de um peça, é porque não possui muito valor e então deve ser doada, ou virar pano de chão.

9. Caixas para organizar, não!

Dica polêmica, ao contrário do que normalmente indicam, a guru diz que não devemos comprar caixas para organização, pois serão mais itens para organizar depois. Ela afirma que com o tempo vamos nos esquecendo delas e a bagunça começa novamente. Pelo menos ela liberou utilizar caixas de sapato.

10. Dobre as roupas e poupe espaço

Com exceção dos casacos pesados e dos vestidos delicados, a maioria das roupas ficam melhor organizadas quando dobradas. Uma roupa dobrada adequadamente usa muito menos espaço.
Kondo afirma que você pode guardar de 20 a 40 roupas dobradas no mesmo espaço necessário para pendurar 10. Veja o passo a passo completo de como dobrar as roupas aqui. Já rolou por aqui um tutorial para fazer a sua própria “máquina” de dobrar roupa.

11. Guarde-as corretamente

Não coloque as peças uma em cima da outra, em pilhas. Arrume-as conforme a imagem, deixe as roupas respirarem, isso também ajuda a localiza-las mais facilmente evitando aquela zona na hora de sair.

12. Nunca faça bolinho com as meias

Nunca, jamais, em hipótese alguma guarde em formato de bola. Kondo afirma que as meias estão de férias na gaveta, elas passam o dia trabalhando, aguentando a pressão e a fricção para proteger os nossos amados pés.
Na hora de guardar não devemos forçá-las novamente, assim como no Feng Shui, devemos deixar fluir a energia. No gif acima Kondo ensina o melhor jeito de guardar as meias

13. Mande todo mundo embora

Mãe, vó, tia, irmão, cachorro, tudo pode ter impacto negativo na hora do desapego. A sua mãe não vai aceitar ver você jogando fora aquele seu primeiro livro de colorir da sua infância. Prefira fazer o trabalho sozinho.

14. Curta o silêncio

Arrumar a casa é quase uma atividade de meditação. Novela, forró e fofoca podem atrapalhar a concentração necessária para realização da tarefa. Kondo recomenda que se você realmente não aguenta o silêncio e o contato com os seus pensamentos, coloque uma música instrumental calma e em baixo volume.

15. Crie o hábito da arrumação

Ao chegar em casa após um dia de trabalho, jogar as coisas pro alto parece até um ritual de libertação. Mas não é, pois você fica preso a energia negativa da bagunça. Resista essa tentação, só relaxe depois de colocar as coisas no lugar, então perceba como o seu descanso terá mais qualidade.


5 S

 “S” Denominação Inicial em JAPONÊS Tradução em INGLÊS Tradução para Português
1º Seiri Sorting   =  Senso de Utilização = Arrumação, Organização, Seleção
2º Seiton Systematyzng = Senso de Ordenação = Sistematização, Classificação
3º Seisou Sweeping = Senso de Limpeza =  Zelo
4º Seiketsu Sanitizing = Senso de Asseio = Higiene, Saúde, Integridade
5º Shitsuke Self - Disciplining = Senso de Autodisciplina = Educação, Compromisso

1º S - Conceito de Seiri - (Senso de Utilização, Arrumação, Organização ou Seleção). As organizações devem disseminar que a inteligência humana de forma ampla é o fator primário para a utilização dos recursos disponíveis adquiridos. 

Para este conceito as organizações criaram algumas frases como: 

- Mantenha somente o necessário em seu local de trabalho, 
- Selecione somente o que você necessita, 
- Combata o desperdício. 

Os Benefícios do Senso de Utilização são a liberação de espaços físicos, reciclagem de recursos escassos na natureza, re-alocação de pessoas que não estejam sendo bem utilizadas, combate ao excesso de burocracia, diminuição de custos e outros.

2º S - Conceito de Seiton - (Senso de Ordenação, sistematização ou classificação). É dispor os recursos de forma sistemática e estabelecer um excelente recursos de comunicação visual para o rápido acesso a eles. Para este conceito durante a implantação deve ser disseminado que uma boa ordenação de tudo facilita a utilização dos recursos, diminuindo o tempo de busca e de guarda dos mesmos. 

Para este conceito as organizações criaram algumas frases como: 

- Mantenha cada coisa em seu lugar, 
- Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar,
- Deixe tudo a vista,
- encontre em 30 segundos,

Os Benefícios do Senso de Ordenação são economia de tempo, diminuição do cansaço físico e mental por movimentação desnecessária, melhoria do fluxo de pessoas e matérias, rapidez na movimentação e resgate de pessoas em caso de emergência, diminuição do estresse por buscas mal sucedidas. 

3º S - Conceito de Seisou - (Senso de Limpeza, Zelo). Entre os diversos significados encontrados no dicionário Aurélio da palavra “Limpeza” destacam-se: “qualidade de limpo, de asseado; esmero, aprimoramento, coisa bem feita, acabada, caprichada”. Entre os vários significados do verbo Limpar, destacam-se: “tornar limpo, asseado, livrar-se das impurezas, purificar”. Importante quando da implantação deste conceito é conscientizar que a limpeza é fator importante para o bem estar de todos.

Para este conceito as organizações criaram algumas frases como: 

- Jogue limpo, 
- Mais importante que limpar é não sujar, 
- Ser limpo e estar limpo, 

Os Benefícios do Senso de limpeza é o Sentimento de bem estar dos empregados, Sentimento de excelência transmitido aos clientes, prevenção de acidente, qualidade dos produtos, etc.

4º S - Conceito de Seiketsu - (Senso de Asseio, higiene, saúde, integrigade). Entre os diversos significados encontrados no dicionário Aurélio da palavra “Saúde” Quer dizer: “Estado do indivíduo, cuja as funções orgânicas, físicas e mentais se acham em situação normal; estado do que é sadio ou são. Este conceito a empresa deve atuar em higiene, saúde pessoal e segurança do trabalho. Existem diversas maneiras da empresa praticar este senso. Não adianta levar o funcionário para o hospital depois que ele esta doente ou ferido.

Para este conceito as organizações criaram algumas frases como: 

- Mantenha um ambiente agradável e seguro, 
- Esteja atento as condições de Saúde e segurança em seu trabalho,
- Trabalhe seguro, 

Os benefícios do senso de saúde e segurança são evidentes por si mesmo, já que os objetivos deste conceito é preservar a vida para que o funcionário possa transformar sua energia física e mental em bens e serviços.

5º S - Conceito de Shitsuke - (Senso de autodisciplina, educação e compromisso). Neste conceito a empresa deve estar atenta quanto os seus funcionários praticam normalmente os quatro primeiros “S” mencionados. Seria o ideal se as organizações implementassem somente o senso de autodisciplina, pois, uma pessoa auto disciplinada toma a iniciativa para fazer o que deve ser feito.

Para este conceito as organizações criaram algumas frases como: 

- Tome a iniciativa 
- Cumpra com os padrões técnicos e éticos da organização
- Pratique os 4 primeiros “S”, 

Os benefícios do senso de autodisciplina são a percepção no absenteísmo, cumprimento de acordos, iniciativa de auto desenvolvimento pessoal e profissional, iniciativa de identificar e resolver problemas, índice de participação espontânea em equipes de trabalho, etc.